Gixtra hilft dir beim gesamten Gig-Ablauf: von der ersten Option über die Zusage der Musiker bis zum gespielten Gig und den Fahrtkosten danach.
Dieser Artikel gibt dir den Überblick.
1. Den Gig anlegen
Der Booker legt den Gig mit mindestens diesen Angaben an:
- Datum
- Ort
Der Gig kann angelegt werden, bevor er vom Kunden final bestätigt ist. Genau dafür gibt es in Gixtra die Gig-Status.
Ein neuer Gig startet standardmäßig als opt. Später kannst du ihn auf very likely, fix, unlikely oder off setzen.
2. Nützliche Gig-Details ergänzen
Trage ein, was du schon weißt.
Nützliche Details sind zum Beispiel:
- Gig-Name
- Ankunftszeit
- Soundcheck
- Konzertbeginn
- Venue / Location
- Dresscode
- Setlist
- Tech Rider
- Ablaufplan / Itinerary
- Notizen für die Band
- interne Notizen für Booker oder Abrechnung
Du musst am Anfang nicht alles wissen. Viele Gigs werden erst mit der Zeit konkreter.
3. Beteiligte hinzufügen
Füge die Personen hinzu, die beim Gig dabei sein sollen.
Je nach Band-Setup können das sein:
- Bandmitglieder
- Subs
- Mercher
- Techniker
Du kannst nach Name, E-Mail-Adresse oder Instrument/Funktion suchen.
Wenn jemand noch nicht Mitglied der Band ist, kannst du die Person direkt beim Hinzufügen zum Gig einladen.
4. Das Gig-Angebot verschicken
Wenn du den Gig speicherst, sendet Gixtra standardmäßig Benachrichtigungen an die Beteiligten.
Die Beteiligten bekommen eine E-Mail und können den Gig öffnen, um die Details zu sehen und zu antworten.
Wenn du sie noch nicht benachrichtigen möchtest, schalte die Benachrichtigung vor dem Speichern aus.
Booker können außerdem festlegen, dass Gig-Angebote automatisch ablaufen. Wenn das automatische Ablaufen aktiviert ist, legt der Booker eine Frist in Stunden fest. Standardmäßig sind das 48 Stunden.
Wenn jemand nicht innerhalb dieser Frist antwortet, wertet Gixtra das automatisch als Absage. Das ist hilfreich, wenn du schnell eine Rückmeldung brauchst und nicht ewig warten kannst, bevor du einen Sub anfragst oder dem Kunden zusagst.
5. Beteiligte antworten
Beteiligte können auf das Gig-Angebot antworten.
Ein Gig-Angebot kann in Gixtra auch Gig-Einladung oder einfach Einladung genannt werden. Gemeint ist dasselbe: Jemand wird gefragt, ob er bei einem Gig dabei sein kann.
Beteiligte erhalten das Angebot normalerweise per E-Mail. Zusätzlich erscheint es auf ihrer Gixtra-Startseite.
Sie können antworten mit:
- Zusage
- Absage
- Vielleicht
Die Vielleicht-Option ist verfügbar, sofern der Booker sie nicht ausgeschaltet hat. Wenn jemand Vielleicht auswählt, muss eine Begründung eingegeben werden. So versteht der Booker, warum noch keine endgültige Antwort möglich ist und wann mit einer Entscheidung zu rechnen ist.
Beispiel: "Ich kann es noch nicht sicher sagen, weil meine Urlaubsplanung noch offen ist. Nach dem nächsten Wochenende weiß ich mehr."
Der Booker sieht diese Begründung neben der Antwort.
So kann der Booker einschätzen, wer verfügbar ist und wie die Besetzung aussieht.
6. Den Gig aktualisieren, wenn sich Details ändern
Gig-Details ändern sich oft. Zeiten werden konkreter. Der Kunde schickt einen neuen Ablauf. Der Dresscode ändert sich. Eine Setlist oder ein Ablaufplan kommt dazu.
Wenn ein Booker einen Gig ändert, benachrichtigt Gixtra standardmäßig die Personen, die von der Änderung betroffen sind.
Die Beteiligten bekommen eine Zusammenfassung der Änderungen und einen Link zurück zum Gig.
Wenn du für eine bestimmte Änderung keine Benachrichtigung schicken möchtest, entferne vor dem Speichern den Haken bei der Benachrichtigung.
7. Leute hinzufügen oder entfernen
Wenn du jemanden zu einem Gig hinzufügst, benachrichtigt Gixtra diese Person.
Wenn du jemanden aus einem Gig entfernst, benachrichtigt Gixtra die Person darüber. Danach erhält sie keine weiteren Updates zu späteren Änderungen an diesem Gig.
8. Fahrgemeinschaften und Anreise abstimmen
Bandmitglieder können das Feld für Anreise- oder Fahrgemeinschaftsplanung bearbeiten.
Das ist nützlich, wenn Musiker untereinander organisieren:
- wer wen mitnimmt
- wo man sich trifft
- wann man losfährt
- mit welchem Auto man fährt
Der Booker muss nicht jedes Detail der Anreise selbst koordinieren.
9. Techniker-Felder für technische Informationen nutzen
Techniker können technische Gig-Informationen bearbeiten, zum Beispiel Audio-Tech-Details und den Tech Rider.
So kann die Person, die für die Technik zuständig ist, diese Informationen aktuell halten, ohne dass alle vollständigen Bearbeitungszugriff auf den ganzen Gig bekommen.
10. Den Gig spielen
Am Gig-Tag können Beteiligte in Gixtra die aktuellen Informationen prüfen:
- Venue / Location
- Zeiten
- Dresscode
- Setlist
- Tech Rider
- Anreiseabsprachen
- weitere Gig-Notizen
Da Gixtra bei relevanten Änderungen Benachrichtigungen verschickt, sollten alle Zugriff auf den aktuellen Stand der Gig-Informationen haben.
11. Ausgaben nach dem Gig eintragen
In Gixtra gibt es keinen manuellen "Gig schließen"-Button.
Ein Gig gilt als vergangen, sobald das Datum in der Vergangenheit liegt. Dann erscheint er unter den vergangenen Gigs statt unter den zukünftigen Gigs.
Wenn Fahrtkosten für die Band aktiviert sind, können Musiker nach dem Gig ihre Fahrtkosten eintragen. Gixtra kann Musiker nach dem Gig daran erinnern, ihre Fahrtkosten einzutragen, falls sie das noch nicht getan haben.
Diese Erinnerung ist standardmäßig aktiv, sofern die Funktion nicht ausgeschaltet wurde.
12. Ausgaben prüfen
Musiker können ihre eigenen Ausgaben eintragen. Sie können die Ausgaben anderer nicht sehen.
Accountants können Ausgaben über die Band hinweg sehen. Das ist hilfreich, um Ausgaben für einen Monat zu prüfen oder die Abrechnung vorzubereiten.
Booker kümmern sich um die Gig-Planung. Accountants kümmern sich um den Überblick über Abrechnung und Ausgaben.
Häufige Fragen
Gibt es einen Status für abgeschlossene Gigs?
Nein. Gixtra verwendet keinen separaten Abgeschlossen-Status. Wenn das Gig-Datum in der Vergangenheit liegt, erscheint der Gig unter den vergangenen Gigs.
Kann ich einen Gig anlegen, bevor der Kunde ihn bestätigt hat?
Ja. Genau dafür gibt es die Gig-Status. Du kannst den Gig als opt, very likely oder unlikely anlegen und später ändern, wenn die Lage klarer ist.
Werden Musiker automatisch benachrichtigt, wenn ich einen Gig ändere?
Ja, standardmäßig. Wenn du für eine bestimmte Änderung keine Benachrichtigung schicken möchtest, schalte sie vor dem Speichern aus.
Kann ein Musiker alle Gigs sehen?
Ein reguläres Bandmitglied kann normalerweise alle Gigs der Band sehen. Mit dem Filter "nur meine Gigs" kann es sich nur die Gigs anzeigen lassen, bei denen es selbst beteiligt ist.
Ein Sub sieht nur die Gigs, zu denen er eingeladen wurde.