Einen Gig kannst du in Gixtra sehr schnell anlegen. Du brauchst nur ein Datum und einen Ort. Alles Weitere kannst du später ergänzen, wenn du mehr Informationen hast.
Dieser Artikel ist vor allem für Booker und Bandleader gedacht.
Was du brauchst, bevor du einen Gig anlegst
Bevor du deinen ersten Gig anlegst, brauchst du:
- ein Gixtra-Konto
- Zugriff auf eine Band
- die Booker-Rolle oder eine andere Rolle mit der Berechtigung, Gigs anzulegen
In den meisten Bands legt der Booker die Gigs an und verwaltet sie.
Einen neuen Gig anlegen
Um einen Gig anzulegen, gibst du zuerst die wichtigsten Basisinformationen ein.
Zwei Angaben sind erforderlich:
- Datum
- Ort
Ein Gig ohne Datum ergibt keinen Sinn, deshalb ist das Datum in Gixtra Pflicht. Der Ort sorgt dafür, dass alle wissen, wo der Gig stattfindet.
Wenn du den Ort eingibst, vervollständigt Gixtra die Adresse ähnlich wie Google Maps. Du kannst aus passenden Treffern auswählen und auf der Karte prüfen, ob du den richtigen Veranstaltungsort erwischt hast.
Einen Gig-Namen hinzufügen
Ein Gig-Name ist optional, aber hilfreich.
Nutze einen Namen, mit dem du den Gig später leicht wiedererkennst, zum Beispiel:
- Hochzeit Müller
- Sommerfestival
- Firmenfeier München
- Jazz Night im Club XYZ
Das ist besonders hilfreich, wenn deine Band viele Gigs spielt oder mehrere Veranstaltungen an derselben Location hat.
Zeiten eintragen, wenn du sie schon kennst
Du kannst mehr als nur das Datum eintragen. Wenn du wichtige Zeiten bereits kennst, gib sie direkt ein.
Typische Zeiten bei einem Gig sind:
- Ankunft
- Soundcheck
- Einlass
- Konzertbeginn
- Konzertende
- weitere Ablaufpunkte
Gixtra startet mit einem Standard-Ablauf, aber du kannst ihn an die Arbeitsweise deiner Band anpassen. Booker können Ablaufpunkte hinzufügen, entfernen oder umbenennen. Du kannst zum Beispiel eine separate Crew-Ankunft anlegen, wenn die Crew früher da sein muss als die Band.
Du kannst auch mehrere Ablaufvorlagen nutzen. Ein kleiner Trio-Gig braucht vielleicht nur Ankunft, Gig-Beginn und Gig-Ende. Eine größere Produktion braucht vielleicht Crew-Ankunft, Load-in, Soundcheck, Einlass, Showbeginn, Setpause, Showende und Load-out.
Wenn du einen Gig erstellst, wählst du die passende Ablaufvorlage aus und trägst die Zeiten ein, die du bereits kennst. Den Rest kannst du später ergänzen.
Die Namen der Ablaufpunkte können automatisch übersetzt werden, wenn Nutzer Gixtra in einer anderen Sprache verwenden.
Dateien und zusätzliche Informationen hinzufügen
Wenn du bereits nützliche Dokumente hast, kannst du sie direkt an den Gig anhängen.
Beispiele:
- Setlist
- Tech Rider
- Ablaufplan / Itinerary
- andere Gig-Dokumente
Alle Pläne enthalten einen Setlist-Anhang und einen Itinerary-Anhang. Höhere Pläne fügen zusätzlich einen Tech-Rider-Anhang und einen weiteren freien Anhang hinzu.
Du kannst außerdem weitere Informationen eintragen, zum Beispiel:
- Dresscode
- besondere Hinweise
- Notizen für die Band
- Notizen für den Booker
- technische Informationen
- Übernachtungsinformation
- Hoteladresse, wenn der Gig mit Übernachtung ist
Achte darauf, wo du sensible Informationen einträgst. Manche Felder sind für alle Beteiligten des Gigs sichtbar. Interne Booker- oder Abrechnungsnotizen sind dagegen nur für die Rollen sichtbar, für die sie gedacht sind.
Wenn ein Gig mit Übernachtung ist, markiere ihn entsprechend und trage die Hoteladresse ein. Gigs mit Übernachtung sind sichtbar gekennzeichnet, damit alle Beteiligten wissen, dass der Gig eine Übernachtung und Rückreise am nächsten Tag beinhaltet.
Den Gig-Status auswählen
Jeder neue Gig startet standardmäßig mit dem Status opt.
Gixtra verwendet folgende Gig-Status:
-
fix- der Gig ist bestätigt -
very likely- der Gig ist noch nicht komplett final, findet aber sehr wahrscheinlich statt -
opt- der Gig ist eine Option -
unlikely- der Gig ist unsicher oder eher unwahrscheinlich -
off- der Gig ist abgesagt oder nicht mehr aktiv
Diese Status helfen allen zu verstehen, wie sicher ein Gig ist.
Wenn ein Gig zum Beispiel noch eine Option ist, wissen die Musiker, dass er noch nicht endgültig bestätigt ist. Wenn er fix ist, wissen alle: Der Gig steht.
Musiker und andere Beteiligte hinzufügen
Du kannst Beteiligte direkt beim Anlegen des Gigs hinzufügen.
Beim Auswählen kannst du suchen nach:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Instrument oder Funktion
Wenn du zum Beispiel drums eingibst, zeigt Gixtra dir die Leute in der Band an, die Schlagzeug spielen.
Um jemanden vor dem Speichern wieder aus dem Gig zu entfernen, klickst du auf das kleine X neben dem Namen.
Nur Rollen, die an Gigs teilnehmen können, lassen sich als Beteiligte hinzufügen. Dazu gehören:
- Bandmitglied
- Sub
- Mercher
- Techniker
Rollen wie Administrator, Booker und Accountant werden nicht als Gig-Beteiligte ausgewählt, es sei denn, diese Person hat zusätzlich eine teilnehmende Rolle wie Bandmitglied.
Beteiligte benachrichtigen
Wenn du einen Gig mit Beteiligten speicherst, sendet Gixtra normalerweise E-Mail-Benachrichtigungen an die hinzugefügten Personen.
So erfahren sie vom Gig, bekommen den Link dazu und können die Details ansehen und antworten.
Wenn du die Beteiligten noch nicht benachrichtigen möchtest, entferne vor dem Speichern den Haken bei der Benachrichtigung. Das ist praktisch, wenn du den Gig erst einmal nur für dich selbst als Erinnerung eintragen willst und noch nichts an die Band schicken möchtest.
Je nach Plan kannst du auch andere Booker auf dem Account über den Gig informieren.
Was nach dem Speichern passiert
Nach dem Speichern:
- erscheint der Gig in der Gig-Liste
- werden Beteiligte benachrichtigt, sofern du die Benachrichtigung nicht ausgeschaltet hast
- können Beteiligte den Gig öffnen
- können Beteiligte antworten, ob sie verfügbar sind oder nicht
- können reguläre Bandmitglieder den Gig normalerweise sehen, auch wenn sie selbst nicht dabei sind
- sehen Subs nur die Gigs, zu denen sie eingeladen wurden
Häufige Fehler
Warten, bis alle Details bekannt sind
Du brauchst nicht alle Details, um einen Gig anzulegen. Starte mit Datum und Ort. Zeiten, Dateien, Dresscode und weitere Informationen kannst du später ergänzen.
Vergessen, dass Benachrichtigungen standardmäßig verschickt werden
Wenn du Beteiligte hinzufügst und den Gig speicherst, benachrichtigt Gixtra sie normalerweise. Wenn du das Gig-Angebot noch nicht verschicken möchtest, schalte die Benachrichtigung vor dem Speichern aus.
Private Notizen in sichtbare Felder schreiben
Wenn du sensible Informationen einträgst, nutze die richtigen internen Felder. Normale Gig-Felder können für Beteiligte sichtbar sein.