Aushilfe für den Gig: Welche Setlist und Songinfos sie braucht

Ein Saxofonist sollte als Aushilfe rund 40 Songs vorbereiten. Bekommen hatte er eine CD und die Titelnamen; erwartet wurden unter anderem genaue Bläsersätze. Später stellte sich heraus: Es waren 50 Titel einschließlich Medleys, 40 davon transponiert, und bei den Backing-Tracks war nicht klar, welche Parts bereits mitliefen. Er sagte den Gig schließlich ab. Der ganze Verlauf steht in der Diskussion über Songinfos für Aushilfen.

Das Problem war nicht fehlende Bereitschaft. Der tatsächliche Aufwand wurde erst nach und nach sichtbar. Wenn Du eine Aushilfe anfragst, muss sie vor der Zusage wissen, was sie vorbereiten soll – und danach genau die Versionen bekommen, die Ihr auf der Bühne spielt.

Klär den Umfang vor der Zusage

„Kannst Du nächsten Samstag aushelfen?“ reicht nicht. Schick mit der Anfrage mindestens:

Datum, Ort und geplante Spielzeiten
Instrument und musikalische Aufgabe
Besetzung des Gigs
Anzahl der Songs und Länge des Programms
welche Titel neu vorbereitet werden müssen
ob Ihr originalgetreu oder in eigenen Arrangements spielt
wie viele Tage zur Vorbereitung bleiben
ob und wann eine Probe stattfindet
welche Technik, Sounds oder Instrumente erwartet werden
Gage und Absprachen zu zusätzlicher Probe oder Vorbereitung

In einem weiteren Erfahrungsbericht sagte ein Keyboarder für fünf Songs am Samstag zu. Einen Tag später waren es plötzlich 23 Songs bis zur einzigen Probe am Donnerstag – einschließlich Sounds und Parts, die in zwei Tagen nicht vollständig vorzubereiten waren. Die Erfahrungen mit Aushilfsjobs zeigen, warum der Umfang vor der Zusage auf den Tisch gehört.

Wenn sich der Umfang später ändert, ist das eine neue Absprache. Geh nicht davon aus, dass aus fünf Titeln ohne weiteres 23 werden können.

Schick Eure Version, nicht nur den Originaltitel

Bei einem bekannten Coversong kann trotzdem fast alles anders sein: Tonart, Länge, Form, Intro, Schluss, Soloaufteilung oder Instrumentierung. Eine Spotify- oder YouTube-Aufnahme des Originals hilft dann nur begrenzt.

Für jeden Song können diese Angaben nötig sein:

eindeutiger Titel und Interpret zur Zuordnung
Eure Tonart
Referenzaufnahme von genau Eurer Version
Ablauf des Arrangements mit Wiederholungen und Cuts
Start, Count-in und Schluss
Übergang in den nächsten Song
Solo- und Gesangsaufteilung
besondere Cues oder Breaks
Noten, Leadsheet oder ausgeschriebene Stimme

Wenn Ihr den Song tatsächlich wie das Original spielt, reicht ein klar benannter Link oft aus. Sobald Eure Version abweicht, markiere die Abweichung direkt. Die Aushilfe sollte sie nicht aus mehreren Mitschnitten erraten müssen.

Schreib Medleys vollständig aus

Ein Medley-Name sagt nicht, welche Songs darin vorkommen. Schreib deshalb auf:

alle Titel in der gespielten Reihenfolge
die Tonart jedes Teils
Einstieg und Ausstieg jedes Ausschnitts
Übergänge, Modulationen und gemeinsame Cues
gekürzte Strophen, ausgelassene Solos und wiederholte Refrains

Im dokumentierten Saxofon-Fall waren Titelanzahl und Bestandteile der Medleys aus den Dateien zunächst nicht einmal vollständig erkennbar. Genau diese Sucharbeit kannst Du der Aushilfe ersparen.

Erklär, was vom Track kommt und was live gespielt wird

Bei Backing-Tracks oder Sequenzen muss klar sein, welche Parts bereits enthalten sind. Sonst weiß die Aushilfe nicht, ob sie eine Stimme doppelt, ergänzt oder vollständig übernimmt.

Notiere deshalb:

ob ein Click läuft und wer ihn hört
wer den Track startet
welche Instrumente und Stimmen im Track liegen
welche Parts ausdrücklich live dazukommen
wo der Track einen festen Ablauf erzwingt
was bei einem Abbruch oder Neustart passiert

Diese Information gehört zum Arrangement des Songs, nicht in eine beiläufige Nachricht kurz vor dem Soundcheck.

Stell das Material passend zum Instrument zusammen

Nicht jede Aushilfe braucht dieselben Unterlagen.

Bläser

Wenn feste Sätze erwartet werden, schick ausgeschriebene Stimmen in der richtigen Transposition. Ein Mitschnitt ersetzt keine genaue Stimme, besonders nicht bei mehrstimmigen Parts.

Keyboards und Gitarre

Nenne Sounds, Setups, Tunings, Capos und Instrumentenwechsel, die für das Arrangement wichtig sind. Sag vorher, wenn aufwendige Sounds programmiert oder mehrere Instrumente mitgebracht werden sollen.

Drums und Bass

Markiere Count-ins, Stops, Breaks, feste Schlüsse, Click- und Track-Passagen sowie Übergänge, bei denen Groove oder Bassfigur den nächsten Teil einleiten.

Gesang

Schick Tonarten, Texte, Lead- und Satzgesangsaufteilung, Einsätze und alle Stellen, an denen Eure Form vom Original abweicht.

Das Ziel ist nicht, für jedes Instrument ein riesiges Paket zu bauen. Jede Person soll genau das bekommen, was sie für ihren Part vorbereiten muss.

Ordne die Dateien so, wie das Set gespielt wird

Eine funktionierende Übergabe braucht keine komplizierte Ordnerstruktur. Sie muss nur eindeutig sein:

Eine aktuelle Setlist zeigt Reihenfolge, Sets und Medleys.
Jeder Song verweist auf die passende Aufnahme und die richtigen Noten.
Dateinamen beginnen mit Set- und Songnummer, wenn das Material sonst schwer zuzuordnen ist.
Veraltete Versionen liegen nicht im selben freigegebenen Ordner.
Alle Links lassen sich ohne neue Zugriffsanfrage öffnen.
Die Aushilfe kann wichtige Dateien vor der Fahrt offline speichern.

Eine österreichische Partyband zeigt auf ihrer öffentlichen Seite für Aushilfen, wie konkret das werden kann: Setlist in Blöcken, Tonarten und Tempi sowie einzelne Hörbeispiele direkt an den Songs. Das Format muss nicht zu Eurer Band passen. Der hilfreiche Teil ist die eindeutige Verbindung zwischen Setlist und Vorbereitungsmaterial.

Nutzt die Probe für Abweichungen und Übergänge

Wenn Ihr nur eine Probe habt, spielt nicht automatisch jeden bekannten Song komplett durch. Beginnt mit den Stellen, die sich nicht allein aus den Unterlagen ergeben:

Medley-Übergänge
Starts und Schlüsse auf Zeichen
veränderte Formen
Satzgesang und Bläsersätze
Tracks und Click
Publikumsaktionen oder spontane Verlängerungen
Songs, bei denen die Aushilfe noch Fragen markiert hat

Aktualisiert die Setlist danach. Ein geänderter Schluss, der nur in der Probe besprochen wurde, darf nicht wieder aus den Unterlagen verschwinden.

Die Reihenfolge könnt Ihr mit Songblöcken, Kürzungen und Reserven vorbereiten. Für den Ausdruck hilft die Anleitung Setlist für die Bühne: Was draufgehört – und was nicht.

Wenn Ihr Gixtra nutzt

In Gixtra kannst Du eine gespeicherte Setlist für den Gig übernehmen und dort Tonarten, Reihenfolge und Songnotizen anpassen. Diese Gig-Kopie bleibt unabhängig von der Vorlage und anderen Auftritten. So bekommt die Aushilfe die Liste für genau diesen Abend, ohne dass eine Änderung für den nächsten Gig ihre Vorbereitung überschreibt. Die Liste lässt sich als PDF ausgeben; Noten und Mitschnitte ergänzt Du als Dateien oder Links am Gig.

Prüfe vor dem Versand die Unterlagen und benenne Änderungen ausdrücklich. Eine aktuelle Titelliste allein erklärt noch kein abweichendes Arrangement.

Der Check vor dem Versand

Bevor Du die Anfrage oder das Material schickst, prüfe:

Ist der tatsächliche Umfang klar?
Stimmen Setlist und Besetzung für diesen Gig?
Sind Tonarten und bandinterne Versionen genannt?
Sind Medleys vollständig aufgeschlüsselt?
Sind feste Parts ausnotiert, und reichen die Leadsheets für den Rest?
Ist bei Tracks klar, was live gespielt wird?
Funktionieren alle Links ohne Rückfrage?
Bleibt realistisch genug Zeit für Vorbereitung und Probe?

Wenn diese Punkte beantwortet sind, kann eine Aushilfe einschätzen, ob sie den Gig zuverlässig übernehmen kann. Und nach der Zusage kann sie ihre Zeit ins Spielen stecken statt ins Erraten Eurer Arrangements.