E-Rechnung als Musiker erstellen: Was gilt und wie funktioniert ZUGFeRD?

Ab 2028 wird die E-Rechnung auch für freiberufliche Musiker Pflicht.

Zuerst die gute Nachricht: Wenn Du Gixtra nutzt, entsprechen Deine neu erstellten Musikerrechnungen schon ab heute dem E-Rechnungsstandard ZUGFeRD. Wie Du sie in Gixtra erstellst, steht weiter unten.

Was ändert sich aber jetzt für Dich als Musiker und was brauchst Du für Deine Rechnungen?

Was ist eine E-Rechnung – und bleibt sie ein PDF?

Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem festgelegten elektronischen Format. Dadurch kann das Buchhaltungsprogramm des Empfängers beispielsweise Rechnungsnummer, Beträge und Steuerangaben übernehmen.

Bei ZUGFeRD bleibt die Rechnung ein lesbares PDF. Die zusätzlichen Daten stecken in derselben Datei. Du schickst also eine Datei, die sowohl ein Mensch lesen als auch geeignete Software verarbeiten kann. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland beschreibt diesen Aufbau aus PDF und eingebetteten Rechnungsdaten.

Ein gewöhnliches PDF aus einer Word-Vorlage enthält diese strukturierten Daten dagegen nicht automatisch. Es wird auch nicht dadurch zur E-Rechnung, dass Du es per E-Mail verschickst. Entscheidend ist das Format, nicht der Versandweg.

Ab wann musst Du als Musiker E-Rechnungen ausstellen?

Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland laufen die allgemeinen Übergangsfristen schrittweise aus:

Zeitpunkt	Was gilt für die Ausstellung?
Bis Ende 2026	Die allgemeine Übergangsregel erlaubt noch sonstige Rechnungen. Für ein einfaches PDF ist die Zustimmung des Empfängers nötig.
Ab 2027	Die Pflicht greift grundsätzlich, wenn Dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt.
Ab 2028	Du musst auch als freiberuflicher Musiker E-Rechnungen ausstellen, sofern keine der folgenden Ausnahmen greift.

Gemeint ist Dein Umsatz als Rechnungsaussteller, nicht die Höhe einer einzelnen Gage. Grundlage sind die Übergangsregelungen in § 27 Absatz 38 UStG. Die folgenden Ausnahmen bleiben wichtig.

Was gilt für Kleinunternehmer und private Kunden?

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist Du von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Du darfst trotzdem eine ausstellen. Die Ausnahme steht in § 34a UStDV.

Schreibst Du Deine Rechnung beispielsweise direkt an ein Hochzeitspaar, gilt diese Pflicht nicht: Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen. Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze gibt es Ausnahmen.

Empfangen und Ausstellen sind außerdem zwei verschiedene Dinge. Inländische Unternehmen müssen bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Diese Unterscheidungen erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.

Wie erstellst und verschickst Du eine E-Rechnung?

Für Deine Musikerrechnung brauchst Du eine Software, die E-Rechnungen erstellen kann. Wenn Du weiterhin mit lesbaren PDFs arbeiten möchtest, achte auf ZUGFeRD-Unterstützung. Der Ablauf ist dann:

Rechnungsdaten eintragen: Hinterlege Deine Angaben und die des Rechnungsempfängers. Dazu kommen Deine Auftritte mit Datum, Leistung und vereinbarter Gage. Welche Angaben nötig sind, erklärt der Artikel Rechnung als Musiker schreiben.
Beträge und Steuerangaben prüfen: Kontrolliere Gage, Reisekosten und die für Dich passende Umsatzsteuer-Einstellung, bevor Du die Rechnung ausstellst.
E-Rechnung erstellen: Lade die fertige ZUGFeRD-Datei aus Deiner Rechnungssoftware herunter. Du kannst das PDF öffnen und lesen; die zusätzlichen Rechnungsdaten sind bereits darin enthalten.
Originaldatei verschicken und speichern: Eine ZUGFeRD-Rechnung kannst Du per E-Mail versenden. Bewahre die Datei mit ihren eingebetteten Daten auf. Ein Ausdruck, Screenshot oder ein erneut über „Drucken als PDF“ erzeugtes Dokument bewahrt diese Daten nicht zuverlässig.

ZUGFeRD oder XRechnung: Was ist der Unterschied?

ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. XRechnung besteht aus strukturierten Rechnungsdaten; zum übersichtlichen Lesen brauchst Du eine geeignete Anzeige. Beide können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.

Wenn Du direkt an eine öffentliche Stelle abrechnest, kläre vorher deren Vorgaben. Sie kann beispielsweise eine Leitweg-ID und die Einreichung über ein bestimmtes Portal verlangen. Ein korrektes Rechnungsformat allein legt noch nicht den richtigen Übermittlungsweg fest. Informationen dazu bietet das E-Rechnungsportal des Bundes.

So erstellst Du Deine E-Rechnung in Gixtra

Du hast Deine Gigs gespielt und möchtest sie der Band in Rechnung stellen? Gixtra übernimmt die Gig-Daten in Deine Rechnung und erstellt daraus ein lesbares PDF inklusive E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Buchhaltungsprogramme mit ZUGFeRD-Unterstützung können die Rechnungsdaten direkt einlesen.

Öffne Meine Gig-Rechnungen:

Rechnungsdaten hinterlegen: Trage Deinen Namen, Deine Anschrift einschließlich Land, Steuerangaben und Bankverbindung ein. Prüfe auch, ob Name und Anschrift der Band als Rechnungsempfänger stimmen.
Gigs auswählen: Wähle einen oder mehrere gespielte, abrechenbare Auftritte derselben Band. Die Gig-Daten werden in Deinen Entwurf übernommen.
Beträge prüfen: Ergänze Gage und Reisekosten und kontrolliere die Umsatzsteuer-Einstellungen. Hat die Person, die Eure Bandabrechnung macht, Beträge vorbereitet und freigegeben, stehen sie als bearbeitbare Vorschläge bereit.
Rechnung finalisieren: Gixtra erstellt und prüft die ZUGFeRD-Rechnung im Hintergrund. Sobald sie fertig ist, kannst Du das PDF herunterladen.

Wer Eure Bandabrechnung macht, findet die ausgestellte Rechnung ebenfalls in Gixtra und kann sie nach der Zahlung als bezahlt markieren. Damit sehen beide Seiten denselben Zahlungsstatus, statt zusätzlich eine Liste offener Rechnungen zu pflegen.

Die Rechnungserstellung ist ab Newcomer und während der Testphase enthalten. Der ZUGFeRD-Export unterstützt Musikerrechnungen an die Band, bei denen Rechnungsaussteller und Empfänger in Deutschland sitzen, und verwendet das Profil EN 16931. Die einzelnen Schritte findest Du in der Hilfe zur Musikerrechnung, die enthaltenen Funktionen auf der Tarifseite.

Prüfe vor dem Finalisieren Deine Angaben, Beträge und steuerliche Behandlung. Gixtra prüft das E-Rechnungsformat; Deine persönliche steuerliche Einordnung klärst Du bei Bedarf mit Deiner Steuerberatung.

Wenn Du bereits Gigs in Gixtra abrechnest, beginne bei Meine Gig-Rechnungen. Wenn Ihr Gixtra noch nicht nutzt, kannst Du Gig-Organisation und Musikerrechnungen gemeinsam testen.

Stand: 17. Oktober 2026. Die rechtlichen Hinweise beziehen sich auf Deutschland.