Neue Abrechnung in Gixtra: Gagen und Reisekosten für Musiker vorbereiten

Nach einem gespielten Gig kann die Person, die sich um Eure Abrechnung kümmert, jetzt Gage und Reisekosten für alle bestätigten Musiker:innen direkt in Gixtra vorbereiten. Zwischenstände bleiben intern. Sobald alles geprüft ist, wird die Abrechnung freigegeben und jede beteiligte Person kann mit ihren eigenen Vorschlägen eine Rechnung erstellen.

Damit bleibt der Ablauf vom Gig bis zur bezahlten Musikerrechnung verbunden: Reisekosten einsammeln, Beträge vorbereiten, Abrechnung freigeben, Rechnungen erhalten und Zahlungen nachhalten.

Alle Gigs eines Monats in einem Stand

Unter Abrechnung → Gagen & Kosten beginnt die Arbeit mit einer Monatsübersicht. Für jeden Gig siehst Du:

ob er bereits gespielt wurde,
wie viele Musiker:innen ihre Reisekosten gemeldet haben,
ob die Abrechnung noch vorbereitet oder bereits freigegeben ist,
wie viele Rechnungen eingegangen sind,
und wie viele davon als bezahlt markiert wurden.

Fehlende Reisekosten lassen sich direkt beim Gig aufklappen. Du weißt dadurch, bei wem noch eine Angabe fehlt, bevor Du die Beträge vorbereitest. Bereits freigegebene Gigs bleiben kompakt in der Übersicht und können bei Bedarf wieder geöffnet werden.

Gage und Reisekosten pro Person vorbereiten

Für jeden gespielten Gig gibt es eine Zeile pro bestätigter Person. Dort trägt der Accountant die vorgeschlagene Gage und die Reisekosten ein.

Wenn beim Gig bereits eine individuelle Gage vereinbart wurde, steht sie als Ausgangswert bereit. Gemeldete Fahrtkilometer oder Kosten erscheinen als Hinweis direkt an der betreffenden Person. So lassen sich die Angaben prüfen, ohne Beträge aus mehreren Chats, Tabellen und Belegen wieder den richtigen Musiker:innen zuordnen zu müssen.

Du kannst die Abrechnung entweder in der Monatsübersicht bearbeiten oder den Gig öffnen und dort den neuen Tab Abrechnung wählen. Beide Ansichten arbeiten mit demselben Stand.

Zwischenstände speichern und gemeinsam freigeben

Eine Abrechnung entsteht selten in einem Durchgang. Vielleicht fehlt noch ein Parkbeleg, eine verlängerte Spielzeit muss berücksichtigt werden oder die Reisekosten einer Aushilfe sind noch offen.

Deshalb lassen sich Zwischenstände beliebig oft speichern. Sie bleiben für Accountants und Administrator:innen sichtbar. Musiker:innen sehen die vorbereiteten Vorschläge erst nach der Freigabe. Bei einer späteren Korrektur arbeiten sie bis zum Senden weiterhin mit dem zuletzt freigegebenen Stand.

Wenn alle Beträge stimmen, wählst Du Abrechnung freigeben. Gixtra speichert diese Version und benachrichtigt die bestätigten Musiker:innen, dass sie ihre Rechnung erstellen können. Die vorbereiteten Beträge stehen dann als bearbeitbare Vorschläge in ihrem Rechnungsentwurf bereit.

Jede Person prüft und finalisiert weiterhin ihre eigene Rechnung. Der Accountant bereitet einen klaren Ausgangspunkt vor; die Musiker:innen übernehmen die Angaben, passen sie bei Bedarf an und erstellen ihr PDF mit ihrer eigenen Rechnungsnummer.

Eingegangene und bezahlte Rechnungen nachhalten

Nach der Freigabe zeigt die Abrechnung den Rechnungsstand für jede Person:

Noch nicht eingegangen
Eingegangen
Bezahlt
Korrektur erforderlich
Korrigierte Rechnung ausstehend

Eingegangene Rechnungen lassen sich direkt öffnen und als PDF herunterladen. Sobald die Band eine Rechnung als bezahlt markiert, sehen Accountant und Musiker:in denselben Zahlungsstatus in Gixtra.

Damit beantwortet die Monatsübersicht nicht nur die Frage „Sind die Beträge vorbereitet?“, sondern auch „Von wem fehlt noch eine Rechnung?“ und „Was ist bereits bezahlt?“.

Korrekturen bleiben nachvollziehbar

Fällt nach der Freigabe ein Fehler auf, startest Du über Korrektur vorbereiten einen neuen internen Zwischenstand. Die bereits freigegebene Version bleibt während der Bearbeitung bestehen. Erst mit Korrektur senden werden die geänderten Vorschläge veröffentlicht und die betroffenen Musiker:innen benachrichtigt.

Ein vorhandener Rechnungsentwurf behält seine bisherigen Eingaben, bis die ausstellende Person die neuen Vorschläge übernimmt. Bei einer bereits finalisierten Rechnung bleibt das ursprüngliche PDF erhalten und die Musiker:in kann daraus eine verknüpfte Ersatzrechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellen. So bleibt sichtbar, welcher Stand wann freigegeben wurde.

Wer die Abrechnung bearbeiten kann

Die Monatsübersicht und die vorbereiteten Beträge sind für die Rollen Accountant und Administrator:in gedacht. Musiker:innen sehen bei ihrer Rechnung ausschließlich die eigenen freigegebenen Vorschläge.

In einer kleinen Band kann dieselbe Person Booking, Abrechnung und Spielen übernehmen. Dann ergänzt Ihr einfach die passenden Rollen. In größeren Bands kann die Buchhaltung die Abrechnung vorbereiten, während der Booker weiterhin Besetzung und Gig-Details organisiert.

So legst Du los

Öffne Abrechnung → Gagen & Kosten.
Wähle den Monat und einen gespielten Gig.
Prüfe gemeldete Reisekosten und trage Gage sowie Reisekosten pro Person ein.
Speichere Zwischenstände, bis alle Angaben vollständig sind.
Gib die Abrechnung frei, damit die Musiker:innen ihre Rechnungen erstellen können.
Behalte eingegangene und bezahlte Rechnungen in derselben Übersicht im Blick.

Die neue Abrechnung steht Bands zur Verfügung, für die Musikerrechnungen aktiviert sind. Den vollständigen Ablauf mit Freigabe, Rechnungsstatus und Korrekturen findest Du in der Hilfe unter Einen Gig abrechnen und Musikerrechnungen verfolgen.