Booker können zusätzliche E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, die beim Verwalten von Rückmeldungen, Besetzungen und Gig-Vorbereitung helfen.
Du verwaltest diese E-Mails im Profilmenü unter Einstellungen -> Benachrichtigungen.
Benachrichtigung bei erster Antwort
Standardmäßig schickt Gixtra Bookern eine E-Mail, wenn ein Beteiligter zum ersten Mal auf ein Gig-Angebot antwortet.
Zum Beispiel bekommst du eine E-Mail, wenn jemand:
- einen Gig zusagt
- einen Gig absagt
- Vielleicht antwortet, sofern diese Option verfügbar ist
So siehst du, wie sich die Besetzung entwickelt, ohne den Gig ständig manuell prüfen zu müssen.
Wenn dir das zu viele E-Mails werden, kannst du Benachrichtigungen bei ersten Antworten in deinen Benachrichtigungseinstellungen ausschalten.
Benachrichtigung bei geänderter Antwort
Die Benachrichtigung bei geänderter Antwort ist separat von der Benachrichtigung bei erster Antwort.
Diese E-Mail wird verschickt, wenn jemand eine bereits gegebene Antwort ändert.
Zum Beispiel:
- jemand hatte zuerst zugesagt und sagt später ab
- jemand hatte zuerst Vielleicht geantwortet und sagt später zu
- jemand hatte zuerst abgesagt und ist später doch verfügbar
Diese Benachrichtigung ist für Booker besonders wichtig.
Eine geänderte Antwort kann die Besetzung, die Zusage an den Kunden, die Anreiseplanung oder die Suche nach Ersatz beeinflussen. Auch wenn du Benachrichtigungen bei ersten Antworten ausschaltest, willst du Benachrichtigungen bei geänderten Antworten wahrscheinlich eingeschaltet lassen.
Warum erste Antworten und geänderte Antworten getrennt sind
Erste Antworten können viele E-Mails erzeugen, besonders bei größeren Bands.
Geänderte Antworten sind meist kritischer. Wenn jemand von Zusage auf Absage wechselt, musst du das wahrscheinlich wissen.
Deshalb kannst du diese Benachrichtigungen in Gixtra getrennt steuern.
Du kannst Benachrichtigungen bei ersten Antworten ausschalten und trotzdem Benachrichtigungen bei geänderten Antworten erhalten.
Gig-Vorbereitungs-E-Mail
Gixtra kann Bookern zwei Wochen vor einem Gig eine Vorbereitungs-E-Mail schicken.
Diese Benachrichtigung hilft dir zu prüfen, ob die Gig-Informationen vollständig sind, bevor sich die Musiker auf den Gig vorbereiten.
Zum Beispiel kannst du prüfen oder ergänzen:
- Ankunftszeit
- Soundcheck-Zeit
- Konzertzeit
- Dresscode
- Setlist
- Tech Rider
- Itinerary / Ablaufplan
- Hotelinformationen
- Anreisedetails
- interne Booker-Notizen
- Abrechnungsnotizen
Die Gig-Vorbereitungs-E-Mail ist standardmäßig eingeschaltet. Du kannst sie in deinen Benachrichtigungseinstellungen ausschalten.
Antworten nachträglich ändern erlauben oder verhindern
Als Booker kannst du entscheiden, ob Beteiligte ihre Antwort nachträglich ändern dürfen, nachdem sie bereits geantwortet haben.
Wenn du Antwortänderungen erlaubst, können Beteiligte ihre Antwort aktualisieren, wenn sich ihre Verfügbarkeit ändert.
Wenn du das ausschaltest, können Beteiligte ihre Antwort nach der ersten Rückmeldung nicht mehr ändern.
Das kann sinnvoll sein, wenn du eine verbindliche Zusage brauchst und nicht möchtest, dass Leute später ihre Antwort ändern.
Sei mit dieser Einstellung aber vorsichtig. In der echten Bandwelt ändern sich Verfügbarkeiten manchmal. Wenn du Antwortänderungen verhinderst, melden sich die Leute möglicherweise außerhalb von Gixtra bei dir.
Empfohlene Einstellungen für Booker
Für die meisten Booker empfehlen wir:
- Benachrichtigungen bei geänderten Antworten eingeschaltet lassen
- Gig-Vorbereitungs-E-Mails eingeschaltet lassen
- bei Benachrichtigungen zu ersten Antworten entscheiden, ob sie hilfreich oder bei eurer Bandgröße zu viel sind
- Antwortänderungen nur verhindern, wenn dein Booking-Ablauf wirklich feste, gesperrte Antworten braucht