Gig-Infos nicht mehr in WhatsApp suchen: So nutzt Du Gixtra

17:40 Uhr. Nach einer Fahrt mit zweieinhalb Stunden Verspätung bleiben einer Band noch 20 Minuten für Change-over und Soundcheck. Backline und Merch sind inzwischen aus dem Sprinter, das Setup steht auf der Sidestage. Um 18 Uhr beginnt die Show trotzdem.

Der Musiker, der diesen selbst erlebten Tourtag beschreibt, nennt den Grund: Alle packen mit an, das Setup ist auf schnellen Auf- und Abbau ausgelegt und die Abläufe sitzen. Anders würde eine Band ohne Tourmanagement und Backliner diesen Zeitplan nicht auffangen.

Wer eine Top-40-Band organisiert, kennt dieselbe Aufgabe: Für diesen Gig müssen Besetzung, Ablauf, Setlist, Arrangements und Backline zusammenpassen. Eine Coverband mit gut 200 Stücken im Repertoire und Gigs von der Zeltfete bis zur Hochzeit erstellt deshalb für jeden Auftritt eine eigene Setlist. Weil Aushilfen bei Top-40-Bands nicht unüblich sind, muss die Setlist außerdem zur tatsächlichen Besetzung passen.

Wenn sich die Spielzeiten ändern oder jemand ausfällt, reicht es nicht, dass die neue Information irgendwo steht. Die Leute, die tatsächlich spielen, brauchen den aktuellen Stand für genau diesen Auftritt.

Dabei hilft Gixtra: Jeder Gig verbindet die aktuelle Besetzung mit Zeiten, Setlist, Dateien und Absprachen zur Technik. So muss der Bandleader diese Informationen vor der Abfahrt nicht für jeden Musiker neu zusammensuchen – und die Band kann sich um die Dinge kümmern, die sich nicht planen lassen.

Lege zuerst die Eckdaten an

Bei einer Anfrage stehen oft nur Datum, Ort und ein grober Zeitrahmen fest. Das reicht, um den Gig in Gixtra anzulegen, die mögliche Besetzung anzufragen und offene Punkte sichtbar zu machen.

Nach der Zusage kommen die Details dazu:

genaue Adresse, Zufahrt und Kontakt vor Ort
Besetzung und Aufgaben
Ankunft, Aufbau, Soundcheck, Einlass, Spielzeiten und Abbau
Reise, Hotel, Catering und Dresscode, wenn relevant
Setlist, Noten, Mitschnitte und Absprachen zu besonderen Songs
Tech-Rider, Stageplan und Aufteilung der Backline

Nicht jeder Gig braucht alle Punkte. Für ein Akustikduo im Restaurant musst Du keinen festivalgroßen Produktionsplan schreiben. Du musst trotzdem wissen, wo Ihr reinfahrt, wann Ihr da sein sollt, wer vor Ort aufschließt und was technisch vorhanden ist.

Die Musicians’ Union empfiehlt, mit dem Veranstalter zu vereinbaren, bis wann die vollständigen Auftrittsinformationen vorliegen. Ihre Checkliste für Live-Engagements nennt unter anderem Ankunft, Load-in und Load-out, Zugang, Parken, geteiltes Equipment, Soundcheck, Spielzeiten und Einlass. Das ist keine Pflichtvorlage für jede Band, aber ein guter Gegencheck für fehlende Gig-Infos.

Eine Adresse sagt noch nicht, wie das Equipment auf die Bühne kommt

Mit der Navi-Adresse kommt Ihr bis zum Gelände, aber nicht unbedingt bis zur Bühne. In einer Diskussion darüber, welche Informationen eine Band vor einem Auftritt braucht, nennen Musiker deshalb neben der Adresse auch Zufahrt, Parkmöglichkeiten, Eintreffen, Aufbau, Soundcheck, Catering, Spielzeiten, Abbau und Ansprechpartner.

Trage in Gixtra nicht nur den Namen des Venues ein. Ergänze:

die Adresse fürs Navi
die tatsächliche Zufahrt und das richtige Tor
Park- und Haltemöglichkeiten
Loading-Dock, Treppen oder Aufzug
Zugangscode oder Pass-Regelung, falls nötig
Name und Telefonnummer der Person, die am Gig-Tag erreichbar ist

Ein Anreiseplan oder ein PDF mit den Zufahrtsinfos des Venues kann in Gixtra direkt beim Gig liegen. Schreib die wichtigste Abweichung trotzdem ins sichtbare Feld: „Zufahrt nicht über den Haupteingang, sondern Tor C an der Hafenstraße.“ Dann muss niemand erst einen Anhang öffnen, um überhaupt das richtige Tor zu finden.

Klär die Backline konkret

„Technik ist da“ ist keine brauchbare Angabe. Schreib auf, was das Venue stellt und was jeder selbst mitbringt. Zum Beispiel:

Venue: Drum-Shells, Bassbox und drei Monitorwege
Drummer: Snare, Becken, Fußmaschine und Stative
Bassist: Topteil und eigenes DI
Sängerin: Funkstrecke und Ersatzbatterien

Genau so beschreiben Musiker ihre Organisation: erst besprechen, was gebraucht und mitgebracht wird, dann die Anforderungen im Tech-Rider festhalten. In einer deutschen Band-Diskussion über die eigene Organisation nennen Musiker außerdem ganz selbstverständlich Setlisten, Equipment, Packlisten, To-dos, Gage und die Frage „Wie ist Auftritt xy besetzt?“

Für größere Produktionen gehören ein aktueller Tech-Rider, Stageplan und eine Kanalliste beim Gig dazu. Die Praxisempfehlung zu Tech-Specs und Stageplots nennt unter anderem Inputs, Phantomspeisung, Mikrofonstative, Strom, Monitore, In-Ears und Zugangsanforderungen. Prüfe vor jedem Auftritt, ob die Datei wirklich zu dieser Besetzung und diesem Venue passt.

Für eine Aushilfe reicht die Setlist allein nicht

Eine Aushilfe muss nicht nur wissen, welche Songs gespielt werden. Sie braucht Eure Versionen. In einer Diskussion unter Musikern hatte eine Aushilfe für rund 40 Songs nur eine CD und die Titelnamen bekommen – obwohl genaue Bläsersätze erwartet wurden. Ein anderer Musiker hatte sich nach den Originalaufnahmen vorbereitet und traf beim Gig auf die über Jahre veränderten Versionen der Band. Die Diskussion zu Songinfos für Aushilfen nennt deshalb konkrete Arrangements und ausgeschriebene Stimmen.

Wenn eine Aushilfe in Gixtra für den Gig zugesagt hat, sollte sie dort finden:

die aktuelle Setlist in Reihenfolge
Eure Tonarten und Versionen
Noten oder ausgeschriebene Stimmen
brauchbare Proben- oder Live-Mitschnitte
Übergänge, Medleys, Starts und Enden, die vom Original abweichen
Kleidung, Anfahrt, Ablauf und das eigene Equipment

Der Dateiname Setlist_final_neu_4.pdf hilft dabei nicht. Ersetze die alte Datei oder kennzeichne eindeutig, welche Version gilt.

Gib Änderungen so weiter, dass niemand raten muss

Wenn Du beim Speichern eines Gigs die Benachrichtigung aktiv lässt, informiert Gixtra die betroffenen Personen über die Änderung und verlinkt zurück zum Gig. Für Änderungen, über die niemand informiert werden muss, kannst Du die Benachrichtigung bei diesem Speichern ausschalten. Die Einzelheiten stehen in der Hilfe zu Benachrichtigungen bei Gig-Änderungen.

Ändere zuerst die Gig-Infos. Schreib danach knapp, was vorher galt und was jetzt gilt. Zum Beispiel:

Neue Info für Samstag: Aufbau 16:30 statt 16:00. Zufahrt über Tor C. Betrifft Fahrer und Backline. Bitte kurz mit 👍 bestätigen.

Eine Benachrichtigung beweist nicht, dass jemand eine kritische Änderung gelesen hat. Wenn sonst ein Musiker am falschen Eingang wartet oder wichtiges Equipment fehlt, lass Dir die Änderung bestätigen. Ruf die Person an, wenn die Zeit knapp ist.

Der Check vor der Abfahrt

Öffne den Gig und prüfe in zwei Minuten:

Spiele ich – und wer gehört noch zur Besetzung?
Welche Adresse und welche Zufahrt gelten?
Wann muss ich da sein?
Wen rufe ich an, wenn vor Ort niemand öffnet?
Was muss ich selbst mitbringen?
Welche Setlist, Tonarten und Dateien sind aktuell?
Hat sich seit der ersten Zusage etwas geändert?
Welcher Punkt ist noch offen und wer klärt ihn?

Gixtra hält die Ergebnisse Eurer Absprachen zusammen: Besetzung, Ablauf, Dateien, Anreise und Technik stehen beim selben Gig – und nicht nur in der Nachricht, die jemand am Dienstag um 23:14 Uhr geschickt hat.

Wenn Du wechselnde Besetzungen und mehrere Auftritte koordinierst, zeigt die Seite für Bandleader, wie Gixtra die Arbeit von der Anfrage bis zum Gig zusammenhält.