Wie Deine Band mehr Gigs kriegt

Hundert Standardmails bringen Deiner Band nicht automatisch mehr Gigs. Du musst die richtigen Leute erreichen, und Du brauchst einen Ablauf, mit dem aus einer Anfrage zügig ein fester Gig wird.

Dieser Artikel richtet sich an Dich, wenn Du das Booking für eine Cover-, Party-, Hochzeits- oder Top-40-Band machst. Spielt Ihr eigene Songs und verkauft Tickets, funktioniert Euer Markt an einigen Stellen anders.

Damit aus Interesse ein fester Gig wird

Wer eine Band sucht, will schnell drei Dinge wissen: Passt sie zu meiner Veranstaltung? Kann ich mich auf sie verlassen? Bekomme ich rechtzeitig eine klare Antwort?

Damit aus Interesse ein Gig wird, brauchst Du fünf Dinge:

Ein klares Angebot für eine bestimmte Art von Veranstaltung.
Material, das zeigt, wie die Band dort wirklich wirkt.
Kontakte zu Leuten, die genau solche Bands engagieren oder empfehlen.
Einen verlässlichen Weg von der Anfrage bis zur bestätigten Besetzung.
Einen Plan, wie ein guter Auftritt zu Empfehlungen oder einem weiteren Termin führt.

Die Reihenfolge ist wichtig. Ein neues Video hilft nicht, wenn Du es an die falschen Leute schickst. Mehr Anfragen helfen nicht, wenn Du vier Tage brauchst, um die Besetzung zu klären.

Wo verliert Ihr im Moment Gigs?

„Wir brauchen mehr Gigs“ beschreibt nur das Ergebnis. Schau Dir an, was davor passiert und an welcher Stelle passende Anfragen steckenbleiben.

Was Du beobachtest	Wo das Problem liegen kann
Viele Besuche, kaum Anfragen	Angebot oder Material
Passende Kontakte antworten nicht	Auswahl oder Anschreiben
Anfragen bleiben bei der Terminprüfung hängen	Verfügbarkeit oder Besetzung
Viele Angebote, wenige Zusagen	Umfang, Preis, Vertrauen oder Passung
Gute Auftritte bringen nichts Neues	Nachbereitung oder Empfehlungen

Fang bei der ersten Stelle an, an der etwas schiefgeht. Sonst polierst Du womöglich das Live-Reel, obwohl niemand weiß, wer eine Anfrage beantworten soll.

Welche Gigs wollt Ihr – und wer bucht Euch dafür?

Eine Hochzeitsband, eine Firmenfeier-Band und eine Partyband fürs Stadtfest werden nicht auf dieselbe Art gebucht. Vor allem sprechen sie nicht immer mit denselben Leuten.

Bei einer Hochzeit kann das Brautpaar direkt buchen. Die Band kann aber auch über einen Hochzeitsplaner, eine Agentur oder eine Empfehlung der Location ins Gespräch kommen.

Bei einer Firmenfeier kann die Anfrage aus dem Unternehmen kommen. Genauso gut meldet sich eine Eventagentur, die für den Kunden plant und später mit der Technikfirma und der Location abstimmt.

Beim Stadtfest kann der Auftraggeber das Stadtmarketing, ein Verein, eine Agentur, ein Festwirt oder ein Veranstalter sein. Der Platz, auf dem das Fest stattfindet, ist nicht automatisch der Auftraggeber.

Im Clubgeschäft verhandelt Ihr eher mit dem Betreiber oder einem externen Veranstalter. Dort können Eintritt, Publikumsgröße und Werbung eine viel größere Rolle spielen.

Auch die GEMA unterscheidet zwischen Betreibern und Veranstaltern. Finde deshalb heraus, wer Euch empfiehlt, wer entscheidet und wer am Ende den Vertrag schließt.

Danach muss Dein Angebot sechs Fragen beantworten:

Für welche Veranstaltungen passt die Band?
Was spielt Ihr, und wie sieht Eure Show aus?
Welche Besetzungen und Showlängen gibt es?
Was bringt Ihr an Technik mit?
In welcher Region spielt Ihr wirtschaftlich sinnvoll?
Wie geht es nach der Anfrage weiter?

Zum Beispiel:

Wir spielen als sechsköpfige Top-40-Band auf Firmenfeiern und Stadtfesten in NRW. Zwei Showlängen sind fest vorbereitet; Ton- und Lichttechnik bieten wir je nach Veranstaltungsort mit an.

Das klingt nicht spektakulär. Es hilft aber einem Booker oder einer Agentur sofort einzuschätzen, ob die Band grundsätzlich passt.

Eine Hochzeitsband muss einem Brautpaar andere Fragen beantworten als eine Partyband, die für ein Stadtfest oder eine Firmenfeier angeboten wird.

Was in Euer Booking-Material gehört

Gutes Booking-Material beantwortet die wichtigsten Fragen, bevor jemand anrufen muss. Es zeigt nicht nur, dass Ihr spielen könnt, sondern wie Ihr bei einer vergleichbaren Veranstaltung wirkt.

Stell Eure wichtigsten Booking-Infos auf einer Seite zusammen. Ein Brautpaar, ein Veranstalter oder eine Agentur sollte sie ohne weitere Erklärung weiterleiten können. Darauf gehören:

ein starkes Live-Reel
ein Satz, der Eure Band einordnet
passende Besetzungen und Showformate
ein sinnvoller Repertoire-Überblick
echte Referenzen oder kurze Kundenstimmen
gute Live-Fotos
Region und technische Eckdaten
eine feste Kontaktperson fürs Booking

Ein schick geschnittenes Imagevideo ersetzt keinen brauchbaren Live-Eindruck. Wer Euch engagieren soll, muss hören und sehen können, was am Abend auf der Bühne passiert.

Was Du zeigst, hängt vom Gig ab. Ein voller Club kann einen Veranstalter überzeugen. Bei einer Firmenfeier zählen vielleicht Auftreten, Ablauf und kontrollierte Lautstärke stärker.

Auch bei Hochzeiten ist die volle Tanzfläche nicht das einzige Argument. Das Brautpaar will wissen, ob Ihr zuverlässig seid und ob die Absprachen mit Location und Dienstleistern klappen.

Schicke einen Link statt fünf großer Anhänge. Die Person auf der anderen Seite sollte Eure Band verstehen und intern weiterempfehlen können, ohne erst eine ZIP-Datei zu sortieren.

Wen Du ansprechen solltest

Eine lange Adressliste ist noch keine gute Liste. Notiere bei jedem Kontakt, für welche Veranstaltung Eure Band passt und welche Rolle die Person dort spielt.

Je nach Band können das sein:

Brautpaare mit einer konkreten Anfrage
Hochzeitsplaner und Locations, die Dienstleister empfehlen
Event- und Booking-Agenturen
Unternehmen mit eigenen Veranstaltungen
Stadtmarketing, Vereine und Festveranstalter
Clubbetreiber und externe Veranstalter

Eine Hochzeitslocation ist interessant, wenn sie Paaren Bands empfiehlt. Sie ist deshalb noch lange nicht automatisch Auftraggeber oder Zahler.

Eine Eventagentur ist interessant, wenn sie für ihre Kunden Bands wie Euch sucht. Dafür braucht sie Material und Konditionen, die sie guten Gewissens weitergeben kann.

Ein Stadtfest-Veranstalter braucht einen Act, der zu Publikum, Spielplan, Bühne und Budget passt. Dass Ihr an dem Tag noch frei seid, ist erst dann interessant.

Bei Agenturen zählt nicht nur die Show. Klärt, wer den Vertrag schließt, wie die Provision oder der Aufschlag funktioniert, wem der Kundenkontakt gehört und wie Folgeanfragen behandelt werden.

Schreib eine Mail, auf die man antworten kann

Schreib nicht darüber, wie gern Ihr irgendwo spielen würdet. Zeig, warum Eure Band zu dieser Veranstaltung oder zu den Kunden des Empfängers passt.

Für einen öffentlichen Veranstalter kann das so aussehen:

Betreff: Top-40-Band für [Veranstaltung] [Jahr]

Guten Tag Frau [Name],

bei [Veranstaltung] treten regelmäßig Bands für ein gemischtes Publikum auf. Wir spielen dort als sechsköpfige Top-40-Band mit zwei vorbereiteten Showlängen.

Hier ist ein 90-Sekunden-Live-Reel: [Link]

Sind Sie für das Musikprogramm zuständig? Dann schicke ich Ihnen gern unsere verfügbaren Termine und die technischen Eckdaten.

Für eine Hochzeitslocation wäre die Frage eine andere: Empfiehlt die Location Bands an ihre Paare, und wenn ja, welche Unterlagen braucht sie dafür?

Bei einer Eventagentur solltest Du zeigen, für welche Kunden und Veranstaltungsgrößen Eure Band funktioniert. „Wir spielen alles“ hilft der Agentur nicht, Euch einzuordnen.

Persönlich wird eine Mail nicht dadurch, dass Du den Namen austauschst. Der Bezug zur Veranstaltung, zum Publikum oder zum Angebot des Empfängers muss stimmen.

Kommt keine Antwort, kannst Du nach einigen Tagen einmal nachfassen:

Guten Tag Frau [Name], ich hole meine Nachricht zur [Veranstaltung] noch einmal nach oben. Falls die Band nicht zu Ihrem Programm passt, ist eine kurze Rückmeldung völlig in Ordnung.

Wenn jemand anderes zuständig ist, frag nach dem richtigen Kontakt. Danach gehst Du weiter, statt dieselbe Mail alle zwei Wochen erneut zu schicken.

Von der Kundenanfrage zum festen Gig

Eine Anfrage ist noch kein Gig. Bei Euch sollte jeder dieselben Begriffe für die Schritte dazwischen benutzen.

Kundenanfrage: Ein Kunde, Veranstalter oder Vermittler fragt nach Termin und Leistung.
Grundsätzlich passend: Veranstaltung, Budgetrahmen und Bandformat können zusammenpassen.
Verfügbarkeitscheck: Du klärst eine konkrete Besetzung für den Termin.
Giganfrage: Du fragst die betreffenden Musiker, ob sie diesen Gig spielen können.
Option: Der Termin wird für eine bestimmte Anfrage bis zu einer Frist gehalten.
Angebot: Leistung, Preis, Technik und Annahmefrist sind festgehalten.
Fester Gig: Die nötige Vereinbarung und gegebenenfalls Anzahlung sind erledigt.
Alles geklärt: Zeiten, Kontakte, Anreise und technische Details stehen fest.

Gerade bei Optionen entstehen Missverständnisse. Haltet fest, für welchen Kunden und welche Besetzung der Termin gilt, wann die Option ausläuft und was bei einer zweiten Anfrage passiert.

Mehr dazu steht in unserem Artikel über Gig-Optionen.

Für die erste Prüfung brauchst Du nicht jedes Detail. Kläre zuerst:

Datum und Zeitfenster
Ort und Art der Veranstaltung
gewünschte Besetzung und Spielzeiten
drinnen oder draußen
Verantwortung für Ton, Licht und Bühne
Auftraggeber und grober Budgetrahmen

Schick einem Brautpaar nicht gleich einen Produktionsfragebogen mit 40 Feldern. Frag zunächst das, was Ihr für die nächste Entscheidung braucht.

Eine Person muss für die Antwort an den Kunden zuständig sein. Sie muss sehen, wer schon zugesagt hat, wen sie noch fragen muss und wann sie verlässlich antworten kann.

Wenn genau das bei Euch dauert, hilft der Artikel über schnellere Rückmeldungen zur Verfügbarkeit.

Sobald eine Anfrage da ist, sammelst Du mit Gixtra die Rückmeldungen, planst die Besetzung und hältst Optionen, Zeiten, Setlists, Gagen und Reiseinfos direkt am Gig. So organisierst Du die Anfrage bis zum festen Gig, ohne den aktuellen Stand aus mehreren Chats zusammensuchen zu müssen.

Sieh Dir konkret an, wie Gixtra Booker und Bandleader unterstützt.

Was Euch der Gig wirklich kostet

„Verlangt einfach mehr“ ist keine Preisstrategie. Rechne zuerst aus, was genau dieser Gig Eure Band kostet.

Zur Untergrenze gehören:

Gagen der Musiker:innen
+ Fahrtkosten
+ Ton, Licht, Crew und Mietmaterial
+ Übernachtung und weitere Veranstaltungskosten
+ vereinbarte Provision oder Vermittlungskosten
+ Aufwand für Booking und Vorbereitung
+ Puffer
+ Gewinn
= wirtschaftliche Untergrenze für diesen Gig

Mit dieser Zahl im Kopf legt Ihr den Preis fest. Auch Termin, Region, Umfang und Nachfrage spielen dabei eine Rolle. Die Untergrenze sorgt nur dafür, dass Ihr Euch den Gig nicht schönrechnet.

Wenn Ihr verhandelt, sollte sich etwas Greifbares ändern: Besetzung, Spieldauer, Technik, Anfahrt, Zusatzleistungen, Termin oder Zahl der fest vereinbarten Gigs.

Ein möglicher Folgeauftrag ist noch kein Grund für einen Rabatt. Wenn mehrere Termine wirklich vereinbart werden, kann eine andere Kalkulation sinnvoll sein.

Schreibt ins Angebot, was enthalten ist. Eine günstige Gage wird schnell teuer, wenn später ein früher Aufbau, eine zusätzliche Stunde, Hotelzimmer oder eine komplette PA dazukommen.

Mehr dazu findest Du im Artikel über Bandpreise für Hochzeiten und Events.

Bleib nach dem Gig in Kontakt

Der nächste Gig entsteht nicht in jedem Markt auf dieselbe Weise.

Nach einer Hochzeit ist das Brautpaar ein guter Ansprechpartner für Feedback und Empfehlungen. Weitere Kontakte können über Planer, Location, Fotografen oder andere Dienstleister entstehen.

Nach einer Firmenfeier kann die Eventagentur mehrere passende Kunden haben. Die Firma selbst plant vielleicht ein Jubiläum, ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier.

Bei einem Stadtfest lohnt die Frage, wann das nächste Programm geplant wird. Im Club kann ein guter Abend direkt zu einem weiteren Termin mit demselben Veranstalter führen.

Überleg vor dem Gig, mit wem Du danach in Kontakt bleiben willst. Das können Kunde, Agentur, Veranstalter, Locationleitung, Technik oder weitere Dienstleister sein.

Am Gig-Tag zählt, dass alles so läuft, wie es abgesprochen war. Seid zur richtigen Zeit da, meldet Änderungen früh und klärt Probleme mit den zuständigen Leuten.

Nehmt Fotos und Videos nur mit Erlaubnis auf. Ein guter Clip von der richtigen Veranstaltung hilft Euch mehr als zwanzig dunkle Handyvideos.

Nach dem Gig kannst Du konkret schreiben:

Danke, dass wir bei [Veranstaltung] spielen durften. Wenn Ihr mit uns zufrieden wart, dürfen wir ein oder zwei Sätze Eures Feedbacks verwenden? Für [Folgetermin] könnt Ihr Euch gern wieder direkt bei mir melden.

Frag eine Agentur ruhig, was Ihr beim nächsten Mal leichter machen könnt. Frag einen wiederkehrenden Veranstalter, wann die Planung beginnt. Beim Brautpaar passt eher die Bitte um eine Bewertung oder Empfehlung.

So werden aus einzelnen Gigs gute Referenzen und neue Kontakte. Der Artikel Von der Band zur Marke behandelt diesen längeren Weg.

Nimm Dir jede Woche Zeit fürs Booking

Booking bleibt liegen, wenn es nur dann passiert, wenn gerade jemand daran denkt. Legt fest, wer zuständig ist und wann offene Punkte bearbeitet werden.

Nimm Dir einmal pro Woche Zeit für:

neue Kundenanfragen beantworten
offene Giganfragen und Optionen prüfen
fällige Rückfragen verschicken
einige passende Kontakte anschreiben
Booking-Material verbessern
festhalten, warum ein Angebot angenommen oder abgelehnt wurde

Notiere nur Zahlen, aus denen Du etwas lernen kannst:

passende Kontakte angeschrieben
Antworten und echte Gespräche
Angebote verschickt
feste Gigs
Empfehlungen und Folgeaufträge
verlorene Anfragen mit Grund

Eure eigenen Zahlen sind wichtiger als irgendeine Quote aus dem Internet. Wenn viele Leute antworten, aber niemand ein Angebot will, liegt das Problem an einer anderen Stelle als bei zu wenigen Kontakten.

Was Du in den nächsten vier Wochen tun kannst

Woche 1: Markt und Angebot klären

Entscheide, welche Veranstaltungen und Auftraggeber Ihr erreichen wollt. Schreib Besetzung, Showlänge, Region, Technik und die wichtigsten Bedingungen auf.

Woche 2: Material aufräumen

Wähle ein Live-Reel, eine klare Beschreibung, passende Referenzen und gute Fotos. Pack alles auf eine Seite mit einer festen Booking-Adresse.

Woche 3: Passende Kontakte ansprechen

Baue eine kleine Liste, bei der Du zu jedem Eintrag sagen kannst, warum Eure Band passt. Schreib die Kontakte einzeln an und notiere die Reaktion.

Woche 4: Euren Ablauf festlegen

Definiert Kundenanfrage, Giganfrage, Option und festen Gig. Legt fest, wer antwortet und bis wann Musiker auf eine Anfrage reagieren sollen.

Schau danach auf Eure offenen Anfragen und Optionen. Wenn sie immer an derselben Stelle hängenbleiben, weißt Du, was Ihr als Nächstes ändern müsst.

Häufige Fragen zu mehr Gigs

Wen sollte ich für neue Gigs anschreiben?

Das hängt vom Markt ab. Beim Stadtfest können Stadtmarketing, Verein oder Agentur zuständig sein. Bei Hochzeiten erreichst Du Paare direkt oder wirst von Planern und Locations empfohlen.

Was gehört in die erste Booking-Mail?

Ein konkreter Bezug zum Empfänger, ein Satz zu Eurem passenden Bandformat, ein guter Live-Link und eine Frage, die sich leicht beantworten lässt.

Wie oft sollte ich nachfassen?

Fass einmal nach einer angemessenen Zeit nach. Schreib erneut, wenn Du einen guten neuen Anlass hast. Eine Serie aus „Ich wollte nur mal fragen“-Mails macht ein unpassendes Angebot nicht passender.

Wann lohnt sich eine Booking-Agentur?

Wenn Ihr Termine und Besetzungen zuverlässig zusagen könnt und die Agentur passende Kunden hat. Klärt vorher Vertragspartner, Provision oder Aufschlag, Exklusivität, Zahlung und Folgegeschäft.

Sollte die Band Preise veröffentlichen?

Ein Einstiegspreis hilft, wenn Eure Pakete gut vergleichbar sind. Bei Firmenfeiern, Stadtfesten, weiten Reisen oder wechselnder Technik ist ein Angebot für den konkreten Gig sinnvoller.

Wie halten wir Termine frei, die noch nicht fest sind?

Mit einer klaren Option: Kunde, Besetzung, Frist und Vorgehen bei einer zweiten Anfrage müssen feststehen. „Halt Dir den Samstag mal frei“ reicht nicht.

Wo setzt Gixtra beim Booking an?

Neue Anfragen entstehen durch ein passendes Angebot, gutes Material, die richtigen Kontakte, Empfehlungen und einen guten Ruf. Sobald eine Anfrage da ist, unterstützt Gixtra die Arbeit danach: Verfügbarkeiten abfragen, Besetzungen planen, Optionen im Blick behalten und alle Gig-Infos an einem Ort zusammenhalten.

Was Du jetzt vorbereiten solltest

Mehr Gigs entstehen nicht durch einen einzelnen Trick. Angebot, Material, Kontakte, schnelle Antworten, vernünftige Preise und Nachbereitung müssen zusammenpassen.

Wenn morgen eine gute Anfrage kommt, solltest Du wissen, wer antwortet, wie Ihr die Besetzung klärt und wann der Kunde eine klare Aussage bekommt. Dann bleibt eine gute Anfrage nicht tagelang liegen.

Wenn passende Anfragen schon da sind, aber Besetzung und Informationen zwischen WhatsApp, Mail und Tabellen hängenbleiben, schau Dir Gixtra an.

Schau Dir an, wie Gixtra Euch beim Organisieren der nächsten Gigs hilft →