Sub-Listen in Gixtra: Aushilfen für Gigs nacheinander anfragen

Wenn Du Aushilfen für Gigs anfragst, kennst Du den Ablauf: erste Wahl anrufen, auf die Antwort warten und bei einer Absage die nächste Person suchen. Ein Keyboarder beschreibt das nach 20 Jahren mit Aushilfs-Gigs als kurzen Anruf mit Tag, Ort, Band und einem verbindlichen Ja oder Nein; bei Nein suchen die Kolleg:innen weiter. Seine Erfahrung aus der Praxis steht im Musiker-Board.

Schwierig wird nicht dieser eine Anruf, sondern die Wiederholung. Für jeden Gig musst Du Dich wieder erinnern, wen Du für Drums zuerst fragst, wer danach passt und wer nur für bestimmte Formate infrage kommt. Fragst Du alle gleichzeitig, obwohl nur ein Platz frei ist, musst Du im schlechtesten Fall einer bereits zugesagten Aushilfe wieder absagen.

Genau dafür gibt es jetzt Sub-Listen in Gixtra: Du speicherst die Anfrage-Reihenfolge einmal pro Bandjob und setzt sie bei den passenden Gigs wieder ein.

Eine Anfrage-Reihenfolge, die beim Gig weiterläuft

Eine Sub-Liste ist mehr als eine Sammlung von Kontakten. Sie hält für einen Bandjob fest, wen Du zuerst, als Nächstes und danach anfragen willst. Sobald Du die Sub-Liste bei einem Gig auswählst und den Gig ankündigst, arbeitet Gixtra diese Reihenfolge ab:

1. Die erste Person der Liste, die für diesen Gig infrage kommt, erhält eine Giganfrage.
2. Sagt sie ab oder lässt sie die gesetzte Frist verstreichen, wird die nächste Person gefragt.
3. Sobald jemand zusagt, endet die Suche für diesen Platz.
4. Personen weiter hinten auf der Liste erhalten keine unnötige Anfrage.

Die Reihenfolge für diesen Gig bleibt dabei erhalten. Wenn Du die gespeicherte Sub-Liste später für künftige Gigs änderst, wird eine bereits laufende Anfrage nicht heimlich umsortiert.

Beispiel: Wer spielt am Samstag Drums?

Für Drums hast Du diese Sub-Liste angelegt:

1. Alex – spielt die meisten Gigs
2. Sam – kennt das komplette Programm
3. Jordan – springt ein, wenn beide nicht können

Für den Club-Gig am Samstag wählst Du die Drums-Sub-Liste. Alex bekommt die erste Giganfrage und sagt ab. Gixtra fragt daraufhin Sam. Sam sagt zu – damit ist der Drums-Platz besetzt und Jordan wird für diesen Gig nicht kontaktiert.

Du musst weder nach Sams Kontaktdaten suchen noch die Absage von Alex im Kopf behalten oder Jordan vorsorglich auf denselben Gig setzen. Auf der Gig-Seite siehst Du, bei wem die Anfrage gerade liegt und wer bereits geantwortet hat.

Was passiert bei „vielleicht“?

Antwortet Sam mit „vielleicht“, pausiert die Sub-Liste. Gixtra fragt Jordan nicht parallel an, während Sams Antwort noch offen ist. Du siehst Sams Begründung und entscheidest selbst: warten, Sam überspringen oder die Sub-Liste stoppen und die Besetzung manuell übernehmen.

Auch die Frist muss zum echten Gig passen. Wenn Du der ersten Aushilfe bis Freitag Zeit gibst, der Auftraggeber aber schon am Mittwoch eine feste Besetzung braucht, hilft Dir die sauberste Liste nicht. Setze die Antwortfrist deshalb nach Deinem tatsächlichen Entscheidungszeitpunkt.

So baust Du eine brauchbare Sub-Liste

Die Reihenfolge sollte nicht einfach alle Musiker:innen enthalten, die das Instrument spielen. Sie muss zu dieser Band und diesem Bandjob passen. In einer Diskussion über Aushilfen bei Band-Gigs beschreibt ein Booker seinen Grundsatz sinngemäß so: Er sagt erst zu, wenn er weiß, mit welcher Besetzung er den Gig spielen kann. Ob jemand passt, hängt dort ausdrücklich von der Position und der Qualität ab, die die Band versprochen hat.

Prüfe deshalb vor dem Sortieren:

• Wer kennt das Programm und Eure Arrangements bereits?
• Wer kann Tracks, Click, Medleys oder notwendige Technik sicher übernehmen?
• Wer passt zu diesem Format – etwa Hochzeit, Firmenevent, Club oder Festival?
• Bei welchen Positionen ist eine Aushilfe mit Eurem Auftraggeber abgestimmt?
• Wer braucht zusätzliche Probezeit, bevor eine kurzfristige Anfrage sinnvoll ist?

Die Musicians' Union empfiehlt für Aushilfen außerdem, vor der Zusage unter anderem Datum, Gage, Zeiten, Ort, benötigtes Equipment, Dresscode und musikalische Vorbereitung zu klären. Eine schnelle Anfrage ist nur dann nützlich, wenn die angefragte Person weiß, wozu sie Ja sagt.

Halte die Liste kurz und aktuell. Wenn jemand das Programm nicht mehr spielt oder für diesen Bandjob nicht mehr infrage kommt, nimm die Person heraus. Die Reihenfolge ist eine praktische Entscheidung für Eure Band – keine allgemeine Bewertung der Musiker:innen.

Sub-Liste anlegen und beim Gig nutzen

1. Öffne Mitglieder → Sub-Listen.
2. Lege eine Sub-Liste für einen Bandjob an, zum Beispiel Drums oder Keys.
3. Füge die passenden Musiker:innen hinzu und bringe sie in die gewünschte Reihenfolge.
4. Öffne den Gig und wähle die Sub-Liste bei den Teilnehmer:innen aus.
5. Speichere und kündige den Gig an, damit die erste Giganfrage verschickt wird.

Auf der Gig-Seite kannst Du die aktuelle Person überspringen oder die Sub-Liste stoppen. Das ist wichtig, wenn die normale Reihenfolge für diesen einen Gig nicht passt – etwa weil eine bestimmte Aushilfe das Programm schon kennt oder die Anreise für jemand anderen deutlich einfacher ist.

Die Sub-Rolle und eine Sub-Liste lösen zwei verschiedene Aufgaben: Die Rolle regelt, was eine Aushilfe in der Band sehen darf. Die Liste regelt nur, in welcher Reihenfolge Du Musiker:innen für einen Bandjob anfragst.

Die vollständige Bedienung findest Du in der Hilfe unter Sub-Listen erklärt. Für den Einstieg reicht eine echte Liste: Nimm den Bandjob, bei dem Du am häufigsten Ersatz brauchst, trage Deine wirkliche Anfrage-Reihenfolge ein und nutze sie beim nächsten passenden Gig.