Gage und Fahrtkosten nach dem Gig abrechnen: Ein Ablauf für Bands

Ob Fahrtkosten in der Gage stecken oder zusätzlich abgerechnet werden, lässt sich nach dem Gig nicht mehr sauber erraten. Genau dann entstehen die unangenehmen Nachrichten: War die lange Anfahrt inklusive? Wer bekommt eine individuelle Gage? Fehlt noch ein Parkbeleg? Und zahlt die Band ihre Musiker sofort oder erst nach dem Zahlungseingang des Auftraggebers?

In einer Musiker-Board-Diskussion über Spritkosten beschreiben Bands verschiedene funktionierende Modelle: Manche kalkulieren die Anfahrt in einen Gesamtpreis ein, andere weisen Fahrtkosten separat aus. Die Diskussion liefert bewusst keine allgemeingültige Kilometerzahl. Sie zeigt etwas Nützlicheres: Das Modell muss vor dem Gig vereinbart sein, damit Auftraggeber, Band und Musiker mit denselben Beträgen rechnen.

Ein verlässlicher Ablauf trennt deshalb zwei Absprachen. Erstens: Was schuldet der Auftraggeber der Band? Zweitens: Was schuldet die Band oder der Bandleader den beteiligten Musikern und Technikern?

Klär die Abrechnung, bevor Du den Gig bestätigst

Für den Auftraggeber sollte schriftlich feststehen:

Wer ist der Vertragspartner der Band und wer bezahlt?
Wie hoch ist die vereinbarte Gage?
Sind Anreise, Parken, Maut, Hotel und Verpflegung enthalten oder kommen sie hinzu?
Wird eine Pauschale, ein Betrag pro Kilometer oder der tatsächliche Aufwand vereinbart?
Welche Spielzeit, Aufbauzeit und eventuelle Verlängerung deckt die Gage ab?
Wann und wie wird bezahlt?
Wer erhält die Rechnung und welche Bestell- oder Projektnummer wird dafür benötigt?

Die britische Musicians' Union empfiehlt in ihren aktuellen Musterverträgen für Live-Engagements, die wesentlichen Gig-Daten schriftlich zu bestätigen. Das ist kein deutscher Mustervertrag. Der praktische Grund gilt trotzdem: Datum, Ort, Zeiten, Gage und Reisekosten gehören nicht in mündliche Erinnerungen, wenn später danach abgerechnet wird.

Intern braucht die Band eine zweite, ebenso klare Vereinbarung:

Erhalten alle denselben Anteil oder individuelle Gagen?
Werden Proben, Technik, Transport oder Booking gesondert vergütet?
Welche Fahrtkosten übernimmt die Band für einzelne Musiker?
Wer darf Ausgaben freigeben?
Wer prüft, ob alle Angaben vollständig sind?
Wann werden Musiker bezahlt und müssen sie dafür eine Rechnung stellen?

Der externe Gesamtpreis und die interne Verteilung sind nicht dasselbe. Ein Auftraggeber kann 2.000 Euro Gesamtgage zahlen, während die Band daraus Musiker, Technik, Transport und Bandkasse nach ihrer eigenen Vereinbarung bedient.

Wähl ein Fahrtkostenmodell, das jeder versteht

Für Gigs sind drei Grundmodelle üblich. Keines ist automatisch für jede Band richtig.

Modell	Was vorher feststehen muss	Typischer Stolperstein
Im Gesamtpreis enthalten	Welche Anreise der kalkulierte Preis abdeckt	Eine spätere Besetzungs- oder Fahrzeugänderung frisst die Marge
Vereinbarte Pauschale oder Kilometerbetrag	Strecke, Fahrzeuge, Hin- und Rückfahrt sowie enthaltene Nebenkosten	Band und Auftraggeber rechnen mit unterschiedlichen Kilometern oder Fahrzeugen
Tatsächliche Kosten	Welche Belege anerkannt werden und ob Freigaben nötig sind	Parken, Bahn, Hotel oder Maut tauchen erst nachträglich ohne Vereinbarung auf

Auch intern kann ein anderes Modell gelten als gegenüber dem Auftraggeber. Die Band verkauft vielleicht einen festen Gesamtpreis, erstattet dem Fahrer aber einen vereinbarten Betrag aus der Bandkasse. Das ist kein Widerspruch, solange beide Ebenen kalkuliert und dokumentiert sind.

Übernimm keine Kilometerpauschale aus einem Forum oder Steuerartikel blind als Verkaufspreis. Steuerliche Absetzbarkeit, Erstattung durch die Band und Preis gegenüber dem Auftraggeber sind unterschiedliche Fragen. Die steuerliche Behandlung klärst Du mit fachkundiger Beratung; den Preis für den Auftraggeber hältst Du in der Vereinbarung fest.

Halt nach dem Gig nur die tatsächlichen Abweichungen fest

Wenn die Vereinbarung vorher steht, wird die Nacharbeit kurz. Prüfe nach dem Gig:

Welche Besetzung hat tatsächlich gespielt?
Gab es eine vereinbarte Verlängerung oder zusätzliche Leistung?
Welche Musiker sind selbst gefahren und welche mitgefahren?
Welche Park-, Maut-, Bahn- oder Hotelkosten sind nach der Vereinbarung erstattbar?
Fehlen Belege oder Kilometerangaben?
Hat sich der Rechnungsempfänger oder eine benötigte Referenz geändert?

Nicht jede unerwartete Ausgabe kann automatisch an den Auftraggeber weitergereicht werden. Wenn ein zusätzliches Taxi nötig wurde oder die Band mit einem weiteren Fahrzeug anreiste, prüft zuerst die Vereinbarung und klärt strittige Beträge, bevor die Rechnung rausgeht.

In Gixtra kannst Du die vereinbarte Gage direkt beim Gig eintragen und bei unterschiedlichen Beträgen individuelle Gagen pro beteiligter Person verwenden. Das erspart später die Suche nach „Was hatten wir der Aushilfe noch zugesagt?“ in alten Chats. Bei individuellen Gagen sieht jede beteiligte Person nur ihren eigenen Betrag; die Übersicht erklärt wer Gagen und Ausgaben sehen kann.

Sammel Fahrtkosten dort, wo die Abrechnung geprüft wird

Lege einen eindeutigen internen Zeitpunkt fest, bis zu dem Fahrtkosten eingetragen oder Belege geschickt sein müssen – zum Beispiel vor dem nächsten festen Abrechnungslauf. Danach prüft eine benannte Person die fehlenden Angaben. Sonst bleibt nach jedem Gig offen, ob noch jemand Fahrtkosten einreichen wollte.

Wenn Fahrtkosten in Gixtra aktiviert sind, tragen Musiker ihre eigenen Angaben nach dem vergangenen Gig ein. Sie sehen dabei nicht die Ausgaben der anderen. Wer in Gixtra als Accountant eingetragen ist, kann die Ausgaben der ganzen Band prüfen. Eine Benachrichtigung kann fehlende Einträge nach dem Gig anstoßen. Dadurch muss die verantwortliche Person nicht jeden einzeln fragen und anschließend Antworten aus mehreren Chats zusammenführen. Mehr dazu steht unter Fahrtkosten nach einem Gig eintragen.

Die zuständige Person erhält damit eine vollständige Liste und prüft anschließend, welche Beträge nach Eurer Vereinbarung erstattet werden.

Trenn Auszahlung, Rechnung und Zahlungseingang

Nach dem Gig können drei Vorgänge parallel laufen:

Die Band stellt dem Auftraggeber ihre Rechnung oder erhält die vereinbarte Barzahlung.
Beteiligte Musiker stellen gegebenenfalls ihre eigenen Rechnungen an die Band oder den Bandleader.
Die verantwortliche Person zahlt freigegebene Gagen und Fahrtkosten aus und hält offene Beträge nach.

Wer wem eine Rechnung stellt, hängt von der tatsächlichen Vertrags- und Beschäftigungssituation ab. Behandle eine Aushilfe deshalb nicht automatisch wie ein Bandmitglied und ein Bandmitglied nicht automatisch wie einen selbstständigen Auftragnehmer. Für selbstständige Musiker erklärt der separate Artikel Rechnung als Musiker schreiben Pflichtangaben, mehrere Gigs auf einer Rechnung, Fahrtkostenzeilen und die Grenzen eines normalen PDFs.

Für unterstützte Gigs kann Gixtra Gage und vorhandene Fahrtangaben in einen bearbeitbaren Rechnungsentwurf übernehmen. Finalisierte Rechnungen erhalten einen gemeinsamen Zahlungsstatus für den ausstellenden Musiker und die empfangende Band. Das verkürzt die doppelte Pflege in Word-Vorlage, Gig-Liste und separater „bezahlt?“-Tabelle. Die Prüfung der Beträge und der steuerlichen Behandlung bleibt weiterhin bei den Beteiligten.

Ein Ablauf, der am Montag noch funktioniert

Vor dem Gig

Auftraggeber, Zahler, Gesamtgage und Zahlungsweg schriftlich festhalten.
Fahrtkostenmodell und enthaltene Nebenkosten vereinbaren.
Interne Gagen, Ausgabenregeln und Verantwortliche klären.
Rechnungsadresse und nötige Referenzen einsammeln.

Direkt nach dem Gig

Tatsächliche Besetzung und vereinbarte Zusatzleistungen prüfen.
Fahrtkosten und Belege eintragen lassen.
Fehlende oder strittige Angaben gezielt klären.

Bei der Abrechnung

Externe Rechnung und interne Auszahlungen getrennt prüfen.
Nur vereinbarte und belegte Positionen übernehmen.
Rechnungen zeitnah erstellen und versenden.
Zahlungseingänge und offene Auszahlungen sichtbar nachhalten.

Der angenehmste Abrechnungsprozess beginnt nicht nach dem letzten Song. Er beginnt bei der Zusage zum Gig. Wenn Gage, Fahrtkosten und Zuständigkeit dort geklärt sind, bleibt nach der Show keine Ausgabenjagd – nur eine kurze, prüfbare Abrechnung.